ファイル共有サービスによって得られるメリット

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ファイルのやり取り今昔

昔は、ファイルのやり取りは、今よりも遥かに不便でした。例えばデータの入稿などの場合、会社によってはバイク便などの宅配便を用いてデータの入ってディスクや書類を送っていました。現在に比べてまだメールなどでは大容量のファイルを送ることはできなかったのです。そのため、データの郵送によるタイムラグはどうしても発生してしまいました。しかし、現在はファイル共有のサービスによりほぼ同時にデータのやり取りが可能になりました。

ファイル共有とは

ファイル共有とは、それぞれ違うパソコンでも同じファイルを共有できるサービスのことであり、クラウドサービスとも呼ばれています。本来、保存すべきファイルはそれぞれパソコン内部にて保存しており、他のパソコンで見る場合はわざわざパソコンからデータをコピーし、移動させなければなりませんでした。ファイル共有は、この保存場所をネット上のサーバーに保存しています。それに伴い、ネットが使えるパソコンならばサーバーにアクセスすることでファイルの閲覧・仕様が可能になっているのです。

ファイル共有化に伴うメリット

ファイル共有が出来ることにより、様々なメリットが生まれました。まず、待ち時間の消滅です。今まではファイルは郵送しなければいけませんでしたが、共有することにより、サーバーにアップロードすることで即座にデータのやり取りが出来るため、ファイルが届くまでの待ち時間が無くなり、即座に行動に移ることができました。また、修正などの対応も即座にできるため、トラブル対応もスピーディーに行なえます。何よりパソコンさえあればどこでも共有できるため、作業がどこでも出来るというのは大きなメリットといえます。

流出への対策

一見、メリットだらけのファイル共有ですが、反対に注意すべきポイントもあります。ファイルのデータ流出です。サーバーでファイル共有をしてどんなパソコンからでも見れるということは、全く知らない人がサーバーにアクセスしてファイルを閲覧するということも可能だということです。もちろん、ファイル共有の際にはIDやパスワードがなければ閲覧はできないので滅多なことでは第三者が勝手に閲覧することはできません。ですが流出の可能性は決して0ではないのでセキュリティ面には気をつけなければなりません。

セキュリティに強いサービスを

ファイル共有のクラウドサービスは、無料でも使用できるサービスはありますが、会社運営では有料のサービスを使用することを推奨します。有料のサービスは使用できるファイルサイズやデータ送信の早さ、そして何よりセキュリティ面を比較すると無料サービスよりも遥かに優れていることが多いからです。有料サービスを使用する場合、まずは無料のトライアルサービスで使用感を確認して比較し、気に入ったサービスを使用しましょう。

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ウェブメールのメリット

ファイル共有と同じく会社運営で重要になるのがウェブメールのサービスです。良く、メールソフトとウェブメールを混同している人がいますが、実際には少々サービス内容が異なります。ここでは、そんなウエブメールについての基本的なことを紹介していきます。

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